La gestión de proyectos, también conocida como Project Management, es muy importante para el funcionamiento de las empresas. Quizás te hayas planteado realizar algunos cambios en la forma de trabajar de tu empresa, modificar lo que no funciona y crear una buena estructura laboral. Para ello es necesario tener un plan definido para dirigir el ciclo de vida del proyecto. Según el Project Management Institute (PMI), de 1000 millones de dólares invertidos en empresas, 122 millones se pierden debido a una baja productividad del proyecto.
¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?
Un proyecto es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para implementar y desarrollar un modelo de negocio. El término “ciclo de vida” sirve para muchos ámbitos, incluso para el empresarial. Los proyectos también cumplen un ciclo de vida compuesto por fases que siguen un orden para lograr un correcto funcionamiento.
El buen entendimiento del ciclo de vida de del proyecto permitirá mantener una buena organización, supervisar todo el proceso y evitar obstáculos.
La vida de cualquier proyecto es siempre la misma, sigue siempre los mismos pasos. No solo abarca la ejecución de las tareas, sino también la gestión de todas las actividades necesarias para asegurar que el proyecto sea exitoso. Esto incluye la comunicación constante con las partes interesadas, la gestión de riesgos y problemas y la adaptación a cualquier cambio que ocurra durante el ciclo de vida del proyecto.
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Fases de la gestión de proyectos
Como todos los procesos, el camino que se recorre para lograr cumplir los objetivos establecidos está dividido en fases. Según el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) creado por el PMI, la gestión de un proyecto se divide en cinco etapas distintas:
Fase 1: Iniciación del proyecto
Se trata de establecer el punto de partida del proyecto. Se convierte una idea abstracta en una meta definida. En esta fase se definen los objetivos del proyecto, se crea un caso de negocio y se determinan las necesidades del proyecto.
Para esta fase se necesita crear un acta de constitución del proyecto, un documento muy relevante, ya que en él se incluyen algunas consideraciones a grandes rasgos como los objetivos del proyecto, el presupuesto o quién ocupará el puesto como Project Manager. Durante esta fase, el proyecto todavía no se encuentra en movimiento ni cuenta con la aprobación necesaria para llevarse a cabo.
Para saber si un proyecto será útil y si funcionará, el equipo de Project Management debe terminar de entender el plan del proyecto, cuál es su beneficio y qué resultados obtendrá. Tras tener estos factores claros, el proyecto tendrá el visto bueno para proceder a su realización.
Fase 2: Planificación
Esta fase comienza tras haber definido el proyecto ampliamente. En este momento el equipo debe entrar en más detalles y asegurarse de que la planificación sea eficaz. La planificación requiere tiempo y trabajo, ya que debe ser la ideal para no cometer errores, retrasar el final del proyecto o que fracase.
Durante esta fase se responden cuestiones como cuál es el objetivo definitivo, qué alcance tiene o qué componentes del equipo participarán.
El primer paso de la planificación es definir un objetivo principal que debe ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con una duración determinada). Cuando el objetivo está establecido, el siguiente paso de planificación es crear una estructura de desglose de trabajo, que utiliza un formato de gráficos para dividir el proyecto en tareas.
Una vez identificada la finalidad del proyecto, se define el período de tiempo que requerirá su realización, que medios necesitan y el orden de las tareas.
Fase 3: Ejecución
Es la fase en la que se lleva a cabo el proyecto. Las ideas se convierten en acciones y estrategias. Es la fase más larga del ciclo de vida del proyecto. Durante esta fase el equipo realiza las tareas programadas y entrega borradores a las partes interesadas.
En esta etapa la función del Project Manager es establecer líneas de trabajo efectivas y monitorear cuidadosamente el progreso del equipo. Para ayudarse con este trabajo se pueden utilizar herramientas. Una de estas herramientas es la lluvia de ideas. Este instrumento permite a los miembros del equipo imaginarse las ideas, dar opiniones y realizar los comentarios necesarios. Sin embargo, el equipo debe tener autonomía y no depender continuamente del Project Manager.
Cuando se logra una correcta ejecución del proyecto se cumplen los siguientes beneficios:
- El proyecto se realiza dentro del tiempo previamente establecido utilizando el presupuesto.
- La motivación y el bienestar del equipo se mantienen.
- Hay una satisfacción en las partes
Fase 4: Supervisión del proyecto
Al mismo tiempo que sucede la fase de ejecución se realiza la fase de supervisión. La supervisión del proyecto es un proceso esencial para su éxito. En ella se evalúa el proyecto con periodicidad para estar seguros de que se cumplen los plazos, el presupuesto no varía y se cumplen los objetivos con los recursos disponibles. Para esta tarea se puede utilizar un software de gestión de proyectos para que reúna las interacciones y la información que se relacionen con este.
Fase 5: Cierre del proyecto
Se trata de la fase final de la gestión de proyectos. En el cierre del proyecto se dan distintas fases por las que tiene que pasar antes de ser completamente terminado. El equipo de Project Management debe hacer un análisis retrospectivo para aprender del proceso del proyecto y proponer cambios y mejoras para los siguientes. Para resumir y plasmar los resultados del proyecto, se debe realizar un informe final y presentarlo a las partes.
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